[Şirket Unvanı] ("Şirket" veya "EHedef") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla, finans.ehedef.com adresinde sunduğumuz EHedef Finans bulut ön muhasebe ve finans uygulaması ("Platform") ile ilgili olarak işlediğimiz kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek isteriz.
Veri Sorumlusu: [Şirket Unvanı]
Adres: [Şirket Adresi]
MERSİS No: [MERSİS Numarası]
KEP Adresi: [KEP Adresi]
E-posta: [KVKK e-posta adresi]
1. İşlenen Kişisel Veriler
Platform'a kayıt olmanız ve Platform'u kullanmanız sırasında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:
- Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, unvan; şahıs işletmeleri için T.C. kimlik numarası.
- İletişim Bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası, adres, il ve ilçe, firma unvanı.
- Müşteri İşlem Bilgileri: Seçilen abonelik paketi, kullanıcı sayısı, destek talepleri, talep ve şikâyet kayıtları, Platform içindeki tercih ve ayarlarınız.
- Finans Bilgileri: Vergi kimlik numarası, vergi dairesi, fatura ve ödeme bilgileri, cari hesap bilgileri.
- Hukuki İşlem Bilgileri: Uyuşmazlık ve resmi makam talepleri kapsamında oluşan bilgiler.
- İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, giriş ve çıkış kayıtları, oturum bilgileri, şifrelenmiş (geri döndürülemez biçimde saklanan) parola, güvenlik denetim kayıtları.
- Görsel Kayıtlar: Dilerseniz yüklediğiniz profil fotoğrafı ve firma logosu.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
2.1. Üyelik ve hizmetin sunulması
Kaydınızın oluşturulması, firma hesabınızın açılması, Platform'a güvenli girişin sağlanması, abonelik ve faturalama işlemlerinin yürütülmesi.
- Hukuki sebep: Kanun m.5/2-c (sözleşmenin kurulması ve ifası), m.5/2-ç (hukuki yükümlülük).
2.2. Destek ve iletişim
Destek taleplerinizin yanıtlanması, hizmetle ilgili zorunlu bildirimlerin (parola sıfırlama, güvenlik uyarısı, abonelik bilgilendirmesi) e-posta ile gönderilmesi.
- Hukuki sebep: Kanun m.5/2-c (sözleşmenin ifası), m.5/2-f (meşru menfaat).
2.3. Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi
Hesabınızın ve Platform'un güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişim girişimlerinin tespiti, 5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
- Hukuki sebep: Kanun m.5/2-ç (hukuki yükümlülük), m.5/2-f (meşru menfaat).
2.4. Ürünün geliştirilmesi
Hataların tespit edilip giderilmesi, Platform'un performansının ölçülmesi ve iyileştirilmesi. Bu amaçla mümkün olan her durumda anonimleştirilmiş veri kullanılır.
- Hukuki sebep: Kanun m.5/2-f (meşru menfaat).
2.5. Yasal yükümlülükler ve uyuşmazlıklar
Vergi ve ticaret mevzuatından doğan saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması, olası uyuşmazlıklarda hakların korunması.
- Hukuki sebep: Kanun m.5/2-a (kanunlarda açıkça öngörülmesi), m.5/2-ç (hukuki yükümlülük), m.5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması).
2.6. Tanıtım ve kampanya bildirimleri
Yeni özellik, kampanya ve fırsatlar hakkında ticari elektronik ileti gönderilmesi. Bu işlem yalnızca ayrıca onay vermeniz halinde yapılır ve onayınızı her zaman geri alabilirsiniz.
- Hukuki sebep: Kanun m.5/1 (açık rıza) ve 6563 sayılı Kanun kapsamındaki ticari ileti onayı.
3. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve gerekli güvenlik tedbirleri alınarak aşağıdaki taraflara aktarılabilir:
- Barındırma ve altyapı hizmet sağlayıcıları: Platform'un çalıştığı sunucu ve veritabanı hizmetleri.
- E-posta gönderim hizmet sağlayıcıları: Sistem e-postalarının iletilmesi.
- Belge depolama hizmet sağlayıcıları: Yüklediğiniz belge ve görsellerin saklanması (ör. bulut nesne depolama).
- Yapay zekâ hizmet sağlayıcıları: Yalnızca belge okuma (fiş, fatura tarama) özelliğini kullandığınızda, ilgili belgenin içeriğinin işlenmesi.
- e-Belge özel entegratörleri: e-Fatura, e-Arşiv gibi e-belge özelliklerini kullandığınızda, belgelerin Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilmesi.
- Ödeme kuruluşları ve bankalar: Abonelik ödemelerinin alınması.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile hukuken yetkili kişiler: Kanuni yükümlülükler ve resmi talepler kapsamında.
Yukarıdaki hizmet sağlayıcılardan bazılarının sunucuları yurt dışında bulunabilir. Yurt dışına aktarım, Kanun'un 9. maddesine uygun olarak yeterlilik kararı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirilen standart sözleşme gibi uygun güvencelerle yapılır. Bu güvencelerin bulunmadığı hallerde aktarım için ayrıca açık rızanız alınır.
4. Platform'a Kaydettiğiniz Müşteri ve Çalışan Verileri
EHedef Finans'ı kullanırken kendi müşterilerinize, tedarikçilerinize, çalışanlarınıza veya diğer kişilere ait kişisel verileri Platform'a kaydetmeniz halinde, bu veriler bakımından veri sorumlusu sizsiniz; Şirket yalnızca sizin talimatınızla ve hizmeti sunmak amacıyla hareket eden veri işleyen konumundadır. Bu kişileri aydınlatmak ve gerekiyorsa açık rızalarını almak sizin sorumluluğunuzdadır.
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz; Platform'daki kayıt, giriş ve diğer elektronik formlar, destek talepleri, e-posta yazışmaları, Platform'u kullanımınız sırasında otomatik olarak oluşan kayıtlar ve çerezler aracılığıyla elektronik ortamda toplanmaktadır.
6. Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca saklanır. Bu sürelerin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. İlgili Kişi Olarak Haklarınız
Kanun'un 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı şekilde [Şirket Adresi] adresine, KEP adresimize ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [KVKK e-posta adresi] adresine iletebilirsiniz. Talepleriniz en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.